Właściwe wyposażenie biura to podstawa jego funkcjonowania, ale warto również zwracać uwagę na bezpieczeństwo danych. Każdego dnia w firmie operuje się na ogromnej ilości danych, więc trzeba wiedzieć, w jaki sposób chronić je przed usunięciem czy dostaniem się w niepowołane ręce. Każdy pracownik przetwarza różne dane i piki, więc warto zadbać o odpowiednią archiwizację, która pozwoli na ochronę faktur, dokumentów firmowych przed osobami obcymi. Zarządzanie danymi w firmie nie musi być trudne, a okaże się bardzo skuteczne i bezpieczne.
Kopie zapasowe danych firmowych – warto tworzyć?
Praca każdej firmy będzie nagle wstrzymana, jak się okaże, że niektóre dane zostały usunięte czy skradziono komputer i straciliśmy dane. Właśnie chcąc być przygotowanym na takie sytuacje koniecznie trzeba wykonywać kopie zapasowe każdego pliku, jaki się pojawia na służbowym komputerze czy laptopie. Jeśli odtworzenie straconych plików będzie niemożliwe, to wtedy ratuje nas właśnie tylko to, co mamy gdzieś indziej zgrane. Kopie zapasowe mogą być tworzone na dysku zewnętrznym albo w chmurze. Wiele takich opcji jest dzisiaj dostępnych i warto sprawdzić, jak szybko można wykonywać takie kopie. Utrata danych to niepożądana sytuacja w firmie, więc lepiej jej zapobiegać.
UPS – zasilanie awaryjne jako pomoc
W biurze potrzebujemy wielu urządzeń i na pewno konieczne okazują się drukarki, routery, ale nie każdy pamięta również o tym, by zakupić zasilacz UPS. Przydaje się on w momencie, gdy stracimy zasilanie z sieci energetycznej. Niezapisane dane mogłyby ulec zniszczeniu, a tak zapobiegamy tak przykrej sytuacji. Warto wiedzieć, że dzięki temu dostajemy dodatkowy czas na właśnie zapisanie wszelkich danych i bezpieczne wyłączenie sprzętu. Niejednokrotnie zasilacz UPS może się okazać doskonałą pomocą w kryzysowych sytuacjach. Zasilacze UPS możemy stosować nie tylko do komputerów ale także do serwerów. Proste urządzenie, a bardzo pomaga.
Serwer NAS – przechowywanie danych firmowych i kopii zapasowych
Pracując w biurze korzystamy z wielu aplikacji i programów i właśnie na nich zarządzamy danymi. Wszelkie dane z firmy muszą być łatwo dostępne dla pracowników i właśnie w tym pomagają serwery NAS. Dzięki nim wymiana danych między komputerami czyli pracownikami staje się szybka i wygodna. Jak najbardziej warto w ten sposób magazynować dane, które będą bezpieczne i dostępne dla każdego pracownika. Serwery tego typu wykorzystuje się również do tworzenia kopii zapasowych i dzięki specjalnemu oprogramowaniu mogą one być tworzone automatycznie. Wtedy też ma się pewność, że na bieżąco każdy plik będzie trafiał na serwer i później uda się go łatwo znaleźć. W ten sposób również można przeciwdziałać utracie danych firmowych.
Dane na dysku zewnętrznym
Mniejsze firmy, które nie posiadają serwerów NAS ratują się rozwiązaniem jakim jest przechowywanie danych firmowych na dysku zewnętrznym. Regularne wykonywanie takich kopii na pewno zapobiega ich całkowitej utracie i narażeniu na niebezpieczeństwo. Dyski są gotowe do działania od razu i każdy pracownik z pewnością poradzi sobie z ich obsługą, więc warto również z nich korzystać. Wybór modelu to już kwestia osobista, bo są dzisiaj dostępne wszelakie dyski o różnych pojemnościach. Można znaleźć dyski, które oferują nawet 10TB przestrzeni na dane.
Pendrive – kiedy się przyda?
Nawet osoby, które pracują zdalnie muszą dbać o odpowiednią archiwizację danych. Można bardzo łatwo zgrywać wszelkie pliki z komputera czy laptopa i później przechowywać je w jednym miejscu. Mniejsze firmy doceniają takie rozwiązanie, gdy przez chwilę muszą posiadać jakieś dane w bezpiecznym miejscu. Wtedy sprawdzi się również szyfrowany pendrive, który zabezpieczy przechowywane na nim dane przed odczytaniem przez niepożądane osoby. Wtedy nawet, jak pendrive się zgubi to nie trzeba się bać, że dane są źle wykorzystywane.
Wszelkie dane w firmie muszą być odpowiednio przechowywane i archiwizacja to podstawa. Koniecznie trzeba o nią dbać i najnowsze rozwiązania to umożliwiają. Warto korzystać z wszystkich opcji, by nigdy nie zginęły służbowe dane.
